Obligaciones Profesionales del Comerciante

La ley mercantil impone a todos los comerciantes, por el solo hecho de serlo, ciertas obligaciones;

así, en el artículo 16 del Código de Comercio, se impone a quien sea comerciante:

1. La publicación, por medio de la prensa, de la calidad mercantil con sus circunstancias esenciales y, en su oportunidad, de las modificaciones que se adopten. Refiriéndose con ello a los cambios que se puedan dar en el futuro.

2. Las inscripciones en el Registro Público de Comercio de los documentos cuyo tenor y autenticidad deben hacerse notorios.

3. Mantener un sistema de contabilidad conforme al artículo 33 del mismo ordenamiento mercantil.

4. La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante.

Publicidad Mercantil

Una buena medida tomada por el Código de Comercio y que tiene todo el sentido común del mundo, la que más que una obligación para el comerciante resulta una conveniencia o ventaja, es la de publicar por medio de la prensa su calidad mercantil, disponiendo textualmente: “debe participar la apertura del establecimiento o despacho de su propiedad, por los medios de comunicación que sean idóneos, en las plazas en que tengan domicilio, sucursales, relaciones o corresponsales mercantiles; esta información dará a conocer el nombre del establecimiento o despacho, su ubicación y objeto, si hay persona encargada de su administración, su nombre y firma; si hay compañía, su naturaleza, la indicación del gerente o los gerentes, la razón social o denominación, la designación de sucursales o agencias, si las hubiere. Entonces, “el comerciante debe dar parte, en igual forma, de las modificaciones que sufra cualquiera de las circunstancias referidas”.

Ya que no encontramos en la ley misma una disposición como sanción para el comerciante que dejara de cumplir con una de las obligaciones del artículo 16, al violarla no incurre en responsabilidad legal. Normalmente, los comerciantes al iniciar sus negocios hacen publicidad, aunque no precisamente con la finalidad de cumplir con el precepto que se comenta, sino más bien con el afán de incrementar los intereses de su negocio y de acuerdo con las indicaciones de sus publicistas. Podemos concluir al respecto que la obligación de publicidad de su calidad mercantil no funciona, puesto que carece de una sanción directa administrativa; aunque de su incumplimiento sí puede surgir una sanción indirecta por anomalías en sus modificaciones u omisiones constitutivas o regístrales, adquiriendo por tal motivo la calidad de sociedad “irregular”, con las consecuentes repercusiones entre los socios ilimitadamente responsables de las obligaciones de la sociedad.

Registro De Comercio

El Registro de Comercio es una institución que tiene como objetivo hacer la inscripción personal de los comerciantes y poner al alcance de cualquier persona todos aquellos actos y contratos que afecten de modo importante las condiciones económicas y jurídicas de los mismos. El Registro de Comercio es una dependencia del Registro Público de la Propiedad; en donde no existe éste, se lleva a cabo por los jueces de primera instancia del fuero común (artículo 18 del Código de Comercio). El Registro de Comercio, dado su carácter público, está obligado a facilitar, a toda persona que lo solicite, la información que aparezca en la hoja de inscripción de cada comerciante, trátese de persona física o moral. La inscripción o matrícula en el Registro de Comercio será potestativa, para los individuos que se dediquen al comercio (comerciante, persona física) y obligatoria para todas las sociedades mercantiles.

Finalidades de la institución

En cualquier término, permitir, a quienes entran en relación con el comerciante, el conocimiento real de sus propiedades, primero, y negocios, después; garantizar, a quienes conceden créditos al comerciante, contra cualquier manejo indebido que éste hiciera de aquél y, finalmente, evitar transformar la actividad de los negocios. Esto último ocurriría necesariamente si quienes conceden el crédito no contaran con un medio de información auténtico y eficaz como el Registro, ya que, sin él, o se abstendría de concederlo para no correr riesgo o, de hacerlo, se expondría a verse defraudado por comerciantes sin escrúpulos (Mota Salazar, 1991: 391).

Contenido de la Hoja de Inscripción del Comerciante

a) Nombre o razón social.

b) Clase de comercio u operaciones a que se dedica.

c) La fecha en que deba comenzar sus operaciones.

d) Domicilio, con especificación de sucursales que hubiere establecido, sin perjuicio de inscribirlas en el registro del partido judicial en que estén domiciliadas.

e) Las escrituras de la constitución de la sociedad mercantil.

f) El acta de la primera junta general.

g) Los poderes generales y nombramientos, y revocación de los mismos.

h) Aumento o disminución del capital en las sociedades anónimas y en comandita por acciones.

i) Las fianzas de los corredores.

El artículo 27 del Código de Comercio establece que “la falta de registro de documentos hará que en caso de quiebra, ésta se tenga como fraudulenta, salvo prueba en contrario”. La anterior LQSP es omisa al respecto; tampoco la Ley Concursal Mercantil menciona algo así específicamente, sólo como supuesto de concurso mercantil (artículo 11). Cuando por causa de error material o de concepto se necesita rectificar una inscripción en el registro, el juez del domicilio del comerciante decidirá sumariamente de la rectificación, haciendo el registrador las veces de demandado.

Registros Especiales

Además del Registro de Comercio, existen otros registros especiales relativos a determinados actos o documentos de carácter mercantil o, al menos, relacionados con ello:

a) Registro Cooperativo Nacional. En él se inscribirán las actas y bases constitutivas de los organismos cooperativos y las modificaciones de ellas. Los acuerdos de cancelación de autorización de cualquier organismo cooperativo y las resoluciones judiciales por causa de liquidación de las cooperativas.

b) Registro de Crédito Agrícola. Donde deben inscribirse, entre otras cosas, las escrituras constitutivas de las instituciones del sistema oficial de crédito rural.

c) Registro Público Marítimo Nacional. Aquí debe inscribirse la adquisición, enajenación, traspaso o arrendamiento de los buques con sus características. Las escrituras constitutivas de las sociedades navieras o los gravámenes sobre los buques.

d) Registro Nacional de Inversiones Extranjeras. Se registrarán aquí las personas físicas o morales extranjeras que realicen inversiones reguladas por la ley; las sociedades mexicanas en cuyo capital participen personas físicas o morales extranjeras con participación mayoritaria, pudiendo, por ello, determinar el manejo de la empresa; y los fideicomisos en que participen extranjeros (artículo 32 de la Ley de Inversión Extranjera del Registro Nacional de Inversión Extranjera).

Contabilidad Mercantil Justificación

Todas las personas que se dediquen a los negocios, sin importar de qué tipo sean éstos, necesitan llevar un registro de los bienes que poseen, de los créditos que tienen a su favor, de las deudas o potenciales que han adquirido, de las operaciones que celebren, y de los resultados que producen en su patrimonio. Todo esto con la finalidad de saber, en determinado momento, cuál es su situación financiera y tomar las medidas necesarias para corregir cualquier desviación que pudiera llevarlos al fracaso, por lo que más vale prevenir que remediar. Esto significa que el comerciante, en cualquier giro, debe llevar una contabilidad. Pero la contabilidad no sólo interesa al titular del comercio, sino que existen otras instancias con un marcado interés en que ésta se lleve, y se lleve bien:

• El fisco tiene un especial interés para la determinación y el cobro de algunos impuestos, principalmente el impuesto que grava el ingreso global de las empresas.

• Los acreedores del comerciante, para que, en caso de concurso mercantil ya sea etapa conciliatoria o de quiebra.

• A los trabajadores como acreedores del patrón en un momento dado, ya que conforme a la propia Constitución y a la Ley Federal del Trabajo, tienen derecho a una participación en las utilidades de la empresa, con base en la contabilidad establecida por la legislación fiscal. Conforme al artículo 33 del Código de Comercio, el comerciante está obligado a llevar y a mantener un sistema de contabilidad adecuado. Dicho sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio.

Los libros de contabilidad

Éstos son los libros que todo comerciante colectivo debe llevar como mínimo; sin embargo, es posible utilizar todos los que sean necesarios para la buena marcha de su negocio:

• Balance. Es la serie de operaciones contables que deben efectuarse para llegar a expresar la posición financiera del negocio. En forma de conclusión, y atendiendo la opinión del ilustre maestro español Joaquín Garrigues, el balance es el elemento de contabilidad donde convergen todas las anotaciones hechas en los restantes libros, es un documento de síntesis (Treviño, 1982: 59).

• Libro de inventarios. Es la descripción y asiento en libros, de dinero, bienes, muebles, créditos y cualquier especie de valor que forme el activo del negocio, todo realizado con orden y exactitud.

• Apertura. Es el balance que practica el comerciante al iniciar sus operaciones.

-  Libro de inventarios y balances. Es el libro contable donde se anotan las operaciones hasta aquí señaladas. Libro diario. Tiene por finalidad suministrar un registro cronológico de las transacciones mercantiles y analizar cada una de ellas en sus elementos de cargos y abonos. Es donde se asienta por primera vez el inventario del balance inicial.

• Libro mayor o de cuentas corrientes. Se utiliza para asentar, agrupando, metódicamente y por cuentas, los asientos del libro diario, integrando las cuentas particulares de cada objeto o de cada persona.

• Libro de actas. Aquí se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios y, en su caso, los consejos de administración (artículo 36 del Código de Comercio).

Idioma de los libros de registro (contabilidad)

Todos los libros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en idioma castellano, aunque el comerciante sea extranjero con lengua diferente; en caso de contravención habrá una multa de no menos de $25.00, pero que no excederá del cinco por ciento de su capital.

Conservación de los Libros

El comerciante deberá conservar, debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones por un plazo mínimo de diez años, y los herederos de un comerciante tienen la misma obligación. Conforme al artículo 245 de la Ley de Sociedades Mercantiles (LSM), los liquidadores mantendrán en depósito los libros y papeles de la sociedad durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación.

Sanciones Directas e Indirectas

Sanciones Directas

El Código de Comercio no establece ninguna sanción directa para el comerciante que no lleve libros de contabilidad, excepto una multa no menor de $25.00 y que no excederá del cinco por ciento de su capital, ordenándose su traducción oficial al idioma castellano, siendo por cuenta del comerciante extranjero los costos originales por dicha traducción.

Sanciones Indirectas

Por otro lado, sí encontramos, aunque en forma indirecta, sanciones para quien incumpla estas disposiciones, aun potencialmente. Así, conforme a la fracción I del artículo 94 de la LQSP, si ocurre la quiebra, se considerará como culpable al comerciante que no hubiera llevado su contabilidad con los requisitos exigidos por el Código de Comercio, o que, llevándola, haya incurrido en falta que hubiese ocasionado perjuicios a terceros. Tanto el artículo 94, fracción I, como el 96 de la LQSP tienen una equivalencia en la nueva Ley Concursal Mercantil, en sus artículos 271 y 272, donde sancionan la conducta dolosa, la presunción fraudulenta, salvo prueba en contrario, del incumplimiento generalizado en el pago de las obligaciones del acreedor concursado. El procedimiento de suspensión de pagos contemplado en la LQSP no aparece más en la Ley de Concursos Mercantiles, sino como una relativa equivalencia que encontramos en la primera etapa del procedimiento concursal, en la llamada etapa de conciliación, con variantes substanciales. Entonces, el factor aleatorio o la razón para que se dé la sanción es que se presente la quiebra; en este caso habrá una sanción directa. Conforme a la misma Ley de Quiebras en la fracción II del artículo 96, “si ocurre la quiebra, se reputará como fraudulenta cuando el comerciante no llevare todos los libros de contabilidad o los alterare, falsificare o destruyere en términos de hacer imposible deducir su verdadera situación”. Otra sanción indirecta consistirá en que un comerciante que no presente libros de contabilidad, que tuviera obligación de llevar, no podrá solicitar que se le declare en estado de suspensión de pagos. Físicamente, es mucho más grave no llevar libros o no conforme a la ley, es decir, en forma distinta; no hacer los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas; incompletos o inexactos o fuera de los plazos respectivos; llevar doble juego de libros, alterar, raspar, tachar en perjuicio del fisco; destruir o inutilizar los libros cuando no haya transcurrido el plazo durante el cual, conforme a la ley, se deben conservar.

Libros Sociales

A las sociedades mercantiles en particular, la legislación les impone la obligación de llevar ciertos libros especiales, según la sociedad de que se trate. En relación con las sociedades de responsabilidad limitada, el artículo 73 de la LSM dice: “la sociedad llevará un libro especial de los socios, en el cual se inscribirán el nombre y domicilio de cada uno, con indicación de sus aportaciones y la transmisión de las partes sociales. Ésta no surtirá sus efectos respecto a terceros sino después de la inscripción”. Cualquier persona que compruebe su interés legítimo tendrá la facultad de consultar este libro, que estará al cuidado de los administradores, quienes responderán personal y solidariamente de su existencia regular y de la exactitud de sus datos.

Registro de Socios Nominativos en la Sociedad Anónima y Sociedad en Comandita por Acciones

Las sociedades anónimas tendrán un registro de acciones que contendrá:

1. Nombre, nacionalidad y domicilio del accionista, y la indicación de las acciones que le pertenezcan, expresándose números, series, clases y demás particularidades.

2. La indicación de las exhibiciones que se efectúen.

3. Las transmisiones que se realicen en los términos que prescribe el artículo 129 de la LSM. La sociedad, según el artículo 129 de la LSM, considerará como dueño de las acciones nominativas, ya no más al portador, desde 1982, sino a quien aparezca inscrito como tal en el registro citado. A este efecto, la sociedad deberá inscribir en dicho registro, a petición de cualquier titular, las transmisiones que se efectúen.

Libro de Actas

En el libro de actas que lleva cada sociedad y cuando se trate de asuntos generales, se expresarán la fecha respectiva, los asistentes a ellas, el número de acciones que cada uno de ellos represente, el número de votos de que puede hacer uso, los acuerdos que se tomen, etcétera (artículo 41 del Código de Comercio).

Libro de Aumento o Reducción de Capital Social

Toda sociedad, en principio, puede aumentar o, lo contrario, disminuir su capital social inicial a voluntad, mientras no se rebasen los límites que la misma ley impone; sin embargo, conforme al artículo 219 de la LSM: “Todo aumento o disminución del capital social deberá inscribirse en un libro de registro que al efecto llevará la sociedad”.

Libros de sociedades cooperativas

Toda sociedad cooperativa en particular deberá llevar los siguientes libros:

a) Libro de actas de asambleas generales.

b) Libro de actas del consejo de administración.

c) Libro de actas de cada una de las comisiones especiales.

d) Libro de actas del consejo de vigilancia.

e) Libro de registro de socios.

f) Libro de talonario de certificados de aportación.

Inscripción en la Cámara de Comercio o de la Industria

Todo comerciante o industrial cuyo capital manifestado ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público sea de $2,500.00 (dos mil quinientos pesos) en adelante estará obligado a inscribirse, durante el mes de enero de cada año, o dentro del mes siguiente a la fecha de iniciación de actividades, en el registro especial que se llevará en la cámara correspondiente o en las delegaciones de dicha cámara (artículo 5o. de la Ley de Cámaras de Comercio y de la Industria [ICCI]). Como si lo anterior fuera poco criticable, puesto que a toda luz es violatorio de la Constitución, ya que limita el derecho de libertad de asociación, el artículo 6o. de la lCCI dispone que: “dicha secretaría (Hacienda) impondrá al infractor, oyéndolo previamente en defensa, una multa hasta del doble de la cuota máxima de inscripción, que podrá duplicarse en caso de reincidencia”.